Wanneer we bij TWST intern met elkaar vergaderen, horen we regelmatig “Ja, maar…” Er is namelijk altijd wel een collega met een ander –lees: beter- idee. Of er gebeurt ongeveer het volgende:
Collega 1: “Hmm ik merk dat er allerlei oplossingen geboden worden, maar misschien moeten we even terug naar de kern.”
Collega 2: “Ja, goed idee.”
Collega 3: “Volgens mij hadden we afgesproken tot een besluit te komen.”
Collega 4: “We kunnen dit ook nog heel even afmaken en dan…”
Enzovoort.
Het ene procesvoorstel volgt het ander in een vliegensvlug tempo op, maar er gebeurt concreet maar weinig. Er spelen hier twee verschillende dynamieken een belangrijke rol.
Met deze vier rollen functioneert je team wél effectief
Beide zijn voorbeelden van situaties waarin we als team tijdelijk niet optimaal gebruik maken van alle energieën en rollen die in ons team aanwezig zijn. En dat overkomt ieder team wel eens.
Zaak is natuurlijk hier iets aan te doen. En dat kan met diversiteit!
David Kantor gebruikt er een nuttig en handzaam model voor dat ons team en dat van jou in zo’n situatie goed kan gebruiken. Hij omschrijft in zijn ‘Four Player Model’ vier rollen die aanwezig moeten zijn om een team effectief te laten functioneren.
- De initiatiefnemer: Deze rol zorgt ervoor dat er nieuwe ideeën geopperd worden en zaken in gang worden gezet.
- De volger: Deze rol gaat mee in de ideeën van anderen en zet deze om in actie en resultaat.
- De tegenrol: Werpt argumenten tegen het voorstel om de haalbaarheid en effectiviteit ervan te testen. Hier worden initiatieven beter van.
- De neutrale observant: Brengt extra informatie in; zowel op de inhoud als op de dynamiek in de groep.
In een model ziet dat er als volgt uit:
Iedere rol is nodig om effectief met elkaar samen te werken. Toch waarderen we over het algemeen niet iedere rol evenveel. Want laten we eerlijk zijn. Die collega die altijd maar roept waarom zaken niet kunnen, die is toch behoorlijk irritant. En die collega die altijd maar benoemt wat ze ziet gebeuren maar nooit eens met een eigen voorstel komt… daar kun je behoorlijk gek van worden.
Vaak worden collega’s die een tegengeluid bieden weggezet als negatief of zeurend. Terwijl hun kritische ideeën even vaak een uiting zijn van zaken beter willen maken of geen genoegen nemen met het eerste het beste idee.
Herken jij dat tegengeluid ook als zodanig in jouw team?
Belangrijk dus dat er verschillende rollen naar voren komen in een samenwerking. Uitgangspunt is dus dat iedere rol deelneemt aan het gesprek. Want mis je deze diversiteit, dan schiet je bijvoorbeeld zomaar in een van de volgende inefficiënte teamdynamieken:
i i i i i i (initiatief) – de opeenvolgende initiatieven
Voor een brainstorm is deze dynamiek geweldig. Het ene idee wordt direct opgevolgd door het andere. Maar ook echt tot resultaat of een besluit komen, dat is lastig. Vaak kenmerken deze teams of overleggen zich door een grote dosis energie. Maar het zijn ook de overleggen waar je weggaat en denkt: wat hebben we nu eigenlijk afgesproken?
i t i t i t (initiatief en tegen) – voor en tegen
i : “Zullen we voor het teamuitje naar de pizzeria gaan?”
t : “Nee ik hou niet van pizza.”
i : “Zullen we dan sushi eten?”
t : “Nee dat restaurant is te ver van kantoor.”
i : “Dat nieuwe Franse restaurant dan?”
t : “Nee dat is te duur.”
Is dit nu een ontzettende zeurpiet? Mogelijk. Maar de dynamiek kan ook helpen om af te bakenen welke criteria er zijn voor het etentje: iets lekkers, dicht bij kantoor dat niet te duur is.
i v v v v v (initiatief en volger) – beleefd
i: “Zullen we voor het teamuitje naar de pizzeria gaan?”
v: “Ja is goed”
v2: “Weet je ook naar welke pizzeria je wilt?
i: “Ik ken wel een goede in de stad, ik zal even bellen waar nog plaats is.”
v: ah fijn.
v2: goed idee.
Klinkt heel effectief en efficiënt, maar het is niet heel duidelijk wat de volger zelf nou echt zou willen. Er worden geen nieuwe ideeën geopperd. Als de conversatie was begonnen met de snackbar, dan werden er tijdens het teamuitje vrij snel frikandellen, gehaktstaven en patatjes gegeten. Goed om je hiervan bewust te zijn.
Breng je team snel verder; breng alle rollen in positie.
Alle rollen uitnodigen deel te nemen aan het gesprek kun je doen door een inventarisatie te maken van wie in je team een voorkeur heeft voor welke rol en hen daar bewust op in te zetten. Maar het kan ook door het stellen van de juiste vragen wanneer je het idee hebt dat een van de rollen ondervertegenwoordigd is in je team.
Welke vragen kunnen je dan stellen?
Vragen om initiatief te stimuleren in je team:
- Wie heeft er een idee of voorstel?
- Zijn er nog meer ideeën?
- Welke ideeën hebben we nog niet gehoord?
Vragen om het volgen te stimuleren in je team:
- Wie kan zich hierin vinden?
- In welk onderdeel van het voorstel kun je je vinden?
- Wat spreekt je aan in het voorstel?
Vragen om de tegenrol te stimuleren in je team:
- Wat zijn goede redenen om dit niet te doen?
- Waarom zou dit idee kunnen mislukken?
- Waar zitten de risico’s?
Vragen om inhoudelijke kennis op te roepen:
- Heeft iemand een vergelijkbare ervaring waar we van kunnen leren?
- Welke kennis hebben we hierover beschikbaar?
- Kennen we hier voorbeelden van?
Vragen om procesobservaties op te roepen:
- Wat valt ons tot nu toe op in de interactie?
- Wie is er veel of weinig aan het woord geweest?
- Wie kan samenvatten wat er tot nu toe besproken of gebeurd is?
Veel succes!
