Blijf niet doormodderen, doorbreek ingesleten patronen

De SVB is in de afgelopen 10 jaar flink veranderd en al helemaal in de afgelopen 4-5 jaar waarin er ook nog eens flink bezuinigd moest worden. Zoals in zoveel bedrijven en organisaties lag er bij de SVB een spanningsveld tussen de organisatie, verantwoordelijkheden en invulling daarvan op centraal en lokaal niveau. En waar de nieuwe organisatiestructuur met centrale en lokale verantwoordelijkheden en voldoende gedelegeerd proceseigenaarschap er op papier goed uit zag, bleek het in de praktijk toch niet goed te werken. “Als ik niet de proceseigenaar ben, waarom zal ik m’n collega dan volgen?” en “Hoe krijg ik als proceseigenaar de anderen mee?” waren vragen waar het Management Team mee worstelde. Tijdens hei-sessies was iedereen het met elkaar eens, dan was er saamhorigheid en verbinding en werden mooie plannen geïnitieerd maar de dag na zo’n sessie was iedereen weer druk met de dagelijkse dingen en de sessie werd vergeten.

Ruud van Es en zijn collega Jan Mulder concludeerden dat doormodderen zonder de eigen patronen te doorbreken nergens toe leidde. Er werd gezocht naar een partij die het SVB team uit deze impasse kon halen. TWST bleek voor dit traject een geschikte partij. “Allereerst was de klik er gewoon,” aldus Ruud van Es. “Het sprak ons aan dat Dictus en Simon heel erg vanuit de SVB context aan de slag wilden, dingen doen!

Toen het traject van start ging werd een klassieke fout gemaakt…. De aftrap was een hei-sessie! Al snel bleek dit niet te werken. De aanpak die we bedacht hadden kreeg niet de aandacht die het verdiende en …. zoals steeds de dag erna was iedereen weer bezig zoals voor de sessie. Dictus en Simon zagen het met eigen ogen. Dat moest anders. Niet meer in aparte hei-sessies maar in een andere aanpak van de reguliere overleggen. TWST kwam met deze andere aanpak. “Het lijken open deuren om je af te vragen welk doel een agendapunt dient en wat je van jezelf en je collega’s verwacht. Het gaat pas werken als je er toch iedere keer bewust bij aanvang van een vergadering bij stilstaat”. Elkaar feedback geven gebaseerd op 5 leerthema’s, interventies en een aantal slimme methodieken (in- en uitchecken tijdens vergaderingen, open stoel, etc.) die tot op heden nog steeds gebruikt worden. In eerste instantie was de betrokkenheid van Dictus en Simon tijdens deze overleggen groot. Zij gaven het voorbeeld hoe de overlegvorm voldoende afwisseling kan bieden om de energie en betrokkenheid van de deelnemers vast te houden. Daarnaast hebben Dictus en Simon de locatie managers in de praktijk gevolgd en begeleid. Gaandeweg werd hun betrokkenheid kleiner. Op een bepaald moment waren de teamleden in staat om zelf de nieuwe aanpak vast te houden en was de begeleiding van TWST niet meer nodig en wordt er nog steeds op een veel effectievere manier samengewerkt.

Ruud van Es is van mening dat je binnen een Management Team en een organisatie nooit klaar bent. “Ik denk dat we nog een slag kunnen maken. En door deze TWST aanpak waarbij we dingen klein proberen en echt doen en van onze plek weg durven te komen krijgen we energie om de volgende stap te zetten.”