De bijzonder eigentijdse managementinzichten van monnik Benedictus

Agile, scrum, mindfulness… What’s new?

Veel theorieën uit de populaire managementliteratuur zijn al zo oud als de weg naar Rome, ontdekte Dictus Nicolai. Als je leeft en werkt volgens drie geloftes van monnik Benedictus ontwikkel je discipline en concentratie en dat maakt alles een stuk aangenamer.

Wie kent het niet? Je wordt wakker en checkt als eerste je telefoon. Er moet meteen van alles: appjes beantwoorden, mailen, bellen, Facebooken en LinkedIn checken. Vanaf het moment dat je uit bed stapt en naar kantoor gaat om van meeting naar meeting te hollen, sta je vol ‘aan’. Eenmaal weer thuis, vraagt het gezin om aandacht en blijft het werk door je gedachten spoken. Stop! Wat je wilt, is een opgeruimd hoofd, weet Tim Cobbe, schrijver van het boek ‘Nooit meer te druk’. Het is tijd voor verdieping.

Rust bij de broeders

Zappend door het leven met weinig ontspanning en reflectie… dat herkende ik ook bij mijzelf. Daarom deed ik een pas op de plaats en zocht rust bij de broeders in de Willibrords Abdij in Doetinchem. Om mijn hoofd weer op orde te krijgen, ging ik een paar dagen niet praten en bellen. In plaats daarvan keerde ik naar binnen om naar mezelf te luisteren.

Bij binnenkomst in mijn kloosterkamer viel mijn oog meteen op het bureautje waar een boekje lag genaamd ‘Hunkeren naar rust, Pelgrimeren door de Regel van Benedictus’ van Rick Timmermans. Het had de perfecte titel voor mijn gemoedstoestand. Al bladerend, stuitte ik op een passage van Benedictus, een monnik uit de vijfde eeuw voor Christus die zich voor zijn rust drie jaar als een kluizenaar terugtrok in de bergen van Rome. Daar werkte hij geconcentreerd aan zijn ideeën over de manier waarop monniken in het klooster horen te leven. Ik ontdekte dat zijn visie sterk overeenkomt met de zienswijzen van de huidige populaire managementliteratuur over bijvoorbeeld agile, scrum, lean, continu verbeteren en mindfulness. Onderwerpen waar ook mijn collega’s Linde Peters en Simon van der Veer over schreven in hun recent goed ontvangen boek Move before you’re ready.

Drie geloftes om prettig te leven en te werken

Wat is die bijzondere zienswijze van monnik Benedictus? Hij formuleerde drie geloftes waar een monnik zich aan moet houden om goed samen te leven en samen te werken. Binnen én buiten het klooster. Het Benedictijnse leven is letterlijk eenvoudig, maar tegelijkertijd ontzettend moeilijk omdat je het leven volgens de drie geloftes moet zien vol te houden.

Gelofte 1: Stabilitas

Leef volgens een vast dagritme. De Benedictijner monniken volgen zes keer per dag op exact dezelfde tijd een dienst. Ook de maaltijden, recreatie en werk vinden op vaste tijden plaats. Als de klok luidt, legt de monnik het werk neer en gaat hij naar de kapel voor het gebed.

Op deze manier kunnen wij ook ons dagelijkse werk benaderen: focus houden op wat we nu doen. Loop niet weg van de context waarvoor je gekozen hebt, schrijft Wil Derkse in ‘Een levensregel voor beginners’ (2003): ‘Doe alles met evenveel vertrouwen en aandacht. Ook als je de afwas doet of een vervelend telefoontje pleegt. Wees geduldig en houd vol. Een vast ritme zorgt voor stabiliteit. Blijf in het moment en laat je niet afleiden.’ Tegelijkertijd benadrukt Benedictus het belang van afwisseling. Neem na een uur geconcentreerd werken een andere taak op je, ook al ben je nog niet klaar. Het denkproces gaat door, ook al doe je iets anders.

Tim Cobbe beweert overigens dat je door multitasking 40% van je productiviteit verliest. Hij stelt dat een gemiddelde werkdag op kantoor daarom behoorlijk belastend is voor ons brein: ‘Op een dag raakt ons ego uitgeput. Hoe uitgeputter je ego, hoe slechter je beslissingen kunt nemen. Daarom moeten we bepalen welke besluiten we aan het begin van de werkdag willen nemen. Dan is je brein nog helder en fris. Gun het jezelf om elke dag helder na te kunnen denken. Werk in dagdelen in plaats van in uren.’

Claire Diaz Ortiz, productiviteitsexpert en schrijver van het populaire boek ‘Design Your Day’, beweert dat mensen het productiefst zijn als ze een ochtendroutine instellen. Daarmee ‘anker’ je de start van de dag en blijf je gefocust op datgene wat het meest belangrijk is. Iedereen heeft een andere routine maar er zijn bepaalde elementen die een ochtendroutine effectief maken.

Gelofte 2: Conversio Marum

Conversio marum betekent zoiets als: het veranderen van je gewoonten en manier van werken. In plaats van een onhaalbaar ‘alles moet anders’, benadrukt Benedictus dat verandering alleen stapsgewijs met kleine en haalbare dingen lukt. Heb discipline en wees bescheiden in je veranderambitie. Ook humor helpt. Wat vaker lachen om je eigen fouten relativeert want het zet stress om in meer ontspanning. In zijn Ted Talk beschrijft Ron Gutman, ceo van Healthtap, het stimulerende effect van een glimlach op het brein. Dat effect is groter dan wanneer je 2000 repen chocolade eet of 2000 dollar ontvangt. Bovendien, als je vaker lacht, schatten mensen jouw bekwaamheid groter in. Slechts een derde van de volwassenen lacht gemiddeld meer dan twintig keer per dag, wat kinderen wel doen.

Gelofte 3: Obedientia

Aandachtig luisteren naar de ander leidt tot meer resultaat. Wees zelf eens stil en sta open voor andere adviezen. De abt past dit toe wanneer er belangrijke besluiten moeten worden genomen. Hij luistert eerst intensief naar wat zijn broeders naar voren brengen.

Je bezwijkt onder de druk op het moment dat je niet meer goed luistert, aldus Cobbe. Wie dingen kwijtraakt, moet oppassen. Herken dit signaal want het is een waarschuwing om te veranderen. Ga thee drinken, ga in bad, doe een stap terug.

Of ga 1500 jaar terug in de tijd en verdiep je eens in Benedictus. Herken de huidige managementprincipes van agile, scrum, continu verbeteren of mindfulness in zijn woorden en ervaar in een klooster of hij je kan helpen. Daarbij hoef je je echt niet los te koppelen van het huidige technologische tijdsgewricht. Probeer de app Buddhify eens: 80 luisteroefeningen loodsen je door de drukte van de dag en helpen je bij lastige situaties op het werk, slapeloosheid en stress. Mij heeft het in ieder geval geholpen.