De remote reboot van je team

06 juli 2020

“Virtuele teams presteren beter.” Dit is een uitspraak van Keith Ferrazzi, die als oprichter van Ferrazzi Greenlight al meer dan tien jaar onderzoek doet naar virtuele teams. Het is nogal een statement. De afgelopen maanden heb ik echter veel teams virtueel ondersteund. Wat blijkt: teams kunnen inderdaad op afstand geleid worden en effectief zijn. Daarom daag ik je uit deze periode goed te benutten, er het beste uit te halen en er van te leren. In dit artikel laat ik je zien welke vragen je jezelf kan stellen om jouw afdeling ook virtueel naar een hoger niveau te sturen. Een ‘remote reboot’ van je team, als het ware.

Linde

Inhoud

  1. Inleiding
  2. Afstand op strategie, productiviteit en verbinding met het team
  3. Gaan we terug naar ‘werk’  of gaan we voorwaarts?
  4. Tijd voor de reboot

Inleiding

Je computer rebooten of herstarten, is vaak de ideale manier om niet werkende programma’s af te sluiten en met een schoon bureaublad te beginnen. Waarom zouden we de huidige tijd niet zo zien? Onze huidige situatie is ideaal om de reboot knop van je leven en je team in te drukken. Om opnieuw te bepalen wie je bent als leider: wat je verwacht van je team in relatie tot de missie maar ook in relatie tot elkaar.

Ik hoor je denken: nu? Nu we al maanden niet of nauwelijks fysiek bij elkaar kunnen zijn? Nu we keihard hebben gewerkt om mensen vanuit huis aan het werk te houden? Om onze klanten te blijven bedienen en om te gaan met een mogelijk slinkende opdrachten portefeuille? Kunnen we dat niet uitstellen totdat we weer te allen tijde fysiek bij elkaar kunnen komen?

Het antwoord van Keith Ferrazzi is duidelijk: “nee, dat kan niet wachten. Fysieke afstand is niet het probleem, maar een excuus om niet aan de slag te gaan met je strategische ontwikkeling op basis van de afstand tussen jou en je teamleden.”

Uit onderzoek van Ferazzi blijkt dat het niet deze letterlijke afstand is die als belemmering ervaren wordt. Afstand wordt gevoeld op drie thema’s: strategie, productiviteit en verbinding met het team. Het is aan jou als leider om juist aan deze thema’s aandacht te schenken. Maar, wat houdt dat in?

Afstand op strategie, productiviteit en verbinding met het team

“Laten we die strategiesessie maar uitstellen totdat we weer live bij elkaar zijn.” We hebben het veel gehoord de afgelopen tijd, maar verstandig is het niet. Mensen hebben het meer dan ooit nodig om te weten waar ze het voor doen. Want vanuit het eigen thuiskantoor is het gemakkelijk om het zicht te verliezen op je gezamenlijke ambitie. Daardoor daalt de motivatie. Strategische afstand draait om de vraag of het team volledig op één lijn staat met elkaars doelen en de doelen van het team. Dus stel jezelf de vraag:

Staat jullie strategische ambitie nog op de agenda?

Afstand tot productiviteit ontstaat als teamleden het gevoel krijgen dat hun bijdrage aan het teamresultaat niet zichtbaar of onduidelijk is. Focus op ‘het gezamenlijke resultaat’, zoals ook Patrick Lencioni (expert op het gebied van teammanagement) dat omschrijft, is dus belangrijker dan ooit. Tegelijkertijd zien we in veel teamoverleggen weinig resultaatgerichtheid terug.

Een veel voorkomende valkuil is de nadruk op actielijstjes. Teamleden delen om de beurt waar ze mee bezig zijn. Het is natuurlijk goed om op de hoogte te zijn waar een ander mee bezig is, maar het stimuleert geen betrokkenheid bij elkaars werk.

Een simpele tip voor je volgende overleg: laat steeds een van de teamleden reageren na een update van een collega. Vraag hem of haar:

  • Een risico te omschrijven bij de huidige aanvliegroute van de collega;
  • Een advies te geven.

Teamleden zijn zo op een simpele manier meer betrokken bij elkaars werk. Het stimuleert een gevoel van gezamenlijkheid en de wil om elkaar te helpen.

‘Verbinding met het team’ is volgens Ferrazzi het derde thema voor een effectieve virtuele samenwerking. Veel leiders geven aan dat zij niet met al hun teamleden even gemakkelijk contact maken op afstand. Herkenbaar? Besef dat je relatie pre-corona ook niet met iedereen even sterk was. Waarom verwacht je dat nu wel? Bovendien ben je niet alleen verantwoordelijk voor die verbinding. Maak er een teameffort van en stimuleer collega’s mee te denken over jullie manier van samenwerken.

Gaan we ‘terug naar het werk’ of gaan we voorwaarts?

Mogelijk voelt deze focus op de effectiviteit van virtuele teams achterhaald. Want de wereld ontwaakt. Misschien kom je alweer live bij elkaar met je team. Kunnen we niet gewoon weer aan het werk?

Dat kan, maar het zou zonde zijn om geen gebruik te maken van de leerervaring die je de afgelopen maanden hebt gehad. Dit is het moment om opnieuw te bepalen hoe je wilt samenwerken. Wat daarin belangrijk is en wat je anders zou willen doen? Welke voordelen uit het virtuele samenwerken wil je behouden en welke belemmerende patronen ga je voor eens en voor altijd loslaten?

Tijd voor de reboot

De huidige tijd is het moment voor een reboot waarin je het team samen met je teamleden naar een hoger niveau kunt tillen. De remote reboot bestaat uit verscheidene stappen.

  1. Maak samen een diagnose van de ‘normale’ gedragspatronen in het team
  2. Welke gedragspatronen zijn veranderd in het team in de remote situatie?
  3. Welk gedrag hebben we nodig om ons aan te passen aan de veranderde werkelijkheid?
  4. Vraag vervolgens om commitment van iedereen in het team.

Zo effectief kan het zijn. Ik ben erg nieuwsgierig naar het resultaat, en help je graag dergelijke organisatieveranderingen in gang te zetten.

Ben je op zoek naar praktische manieren om de verbinding in je team te vergroten? Klik dan op deze link. Daar vind je een aantal praktische tips en tools.