In twee keer goed; de voordelen van het twee-fasen-bouwproces
Je neemt als aannemer deel aan een aanbesteding of tender en krijgt het project wel of niet toegewezen. Gelukt? Dan kun je in het project bijna van start tot finish aan de slag. Dat is hoe het ging. Met het twee-fasen-proces werken opdrachtgever- en opdrachtnemer nét even anders. De prijsbepaling komt na de ontwerp- of de engineeringsfase. Er is dus meer ruimte voor afstemming en overleg. De (financiële) risico’s worden daarmee verkleind, zo is het idee.
Maar werkt dat in de praktijk ook zo? Wij spraken Lennart Booster en Pol van de Rest. Lennart is projectmanager Answest (de combinatie tussen Van Oord en KWS) en Pol technisch manager waterschap Scheldestromen. Zij werken bij het dijkversterkingsproject Hansweert met het twee-fasen-contract. Wat ging er goed en wat kan er beter?
Over het project Hansweert
Project Hansweert is een dijkversterkingsproject. In heel Nederland worden de primaire waterkeringen die Nederland beschermen tegen hoog water om de zoveel jaar getoetst. Voldoen ze niet aan de normen? Dan worden ze meegenomen in de versterkingsplannen. Bij Hansweert is dat het geval, hier moet vijf kilometer dijk worden versterkt omdat deze is afgekeurd. Hiervoor werken het Waterschap Scheldestromen en de aannemerscombinatie Van Oord en KWS samen. “De oplossing is bij dit project erg gericht op het versterken met grond. Dus niet zozeer constructies, maar met name versterking door het gebruik van zand en klei. Dat past daarmee goed bij aannemers als Van Oord en KWS”, licht Lennart toe.
Zij kregen na een tenderfase het project dan ook toegewezen. Het verschil met eerder is dat er nu na de tender twee fasen volgen. Als opdrachtgever- en opdrachtnemer werken ze nu veel eerder en intensiever samen in (de eerste fase van) het proces. Zijn opdrachtgever en opdrachtnemer tevreden over de eerste fase? Dan wordt de samenwerking tussen beide partijen doorgezet naar de uitvoeringsfase.
“Nu hadden we inderdaad een lange voorbereidende fase waarin we veel dingen echt samen hebben opgepakt, met als doel de volgende fase voorspelbaar in tijd, geld en kwaliteit te laten verlopen voor beide partijen,” vult Pol aan. “Of dat zo is moet natuurlijk nog blijken maar wij denken absoluut van wel.”
Wat is er dan precies zo anders?
Bij een traditioneel tenderproces is de doorlooptijd om tot een aanbieding te komen vaak (te) kort en zijn er nog de nodige onzekerheden en onbekendheden. “Dan zaten er soms onbedoeld ‘fouten’ in de aanbieding. Die komen pas later aan het licht. Het idee van het twee-fasen-contract is dat je die eerste fase echt benut om die tegenvallers van de toekomst vast beet te pakken en daar goede afspraken over te maken,” illustreert Lennart.
“We hebben alle contracteisen samen doorleefd,” vertelt Pol. “Daar ontstaat anders in een later stadium nog wel eens onenigheid over, omdat je deze op verschillende manieren kan interpreteren. Deze discussie hebben we nu gehad voordat we het contract overeen kwamen.”
Beide juichen het werken met het twee-fasen-contract daarom dan ook enorm toe. Lennart: “Het is ook in ons belang om als aannemers aan de voorkant meer tijd te krijgen om over de risico’s na te denken. We kunnen financiële consequenties beter in beeld brengen en beter de juiste allocatie geven. Dat ging minder soepel door tenderdruk of het willen winnen van projecten.”
Wat werkt er goed?
Deze nieuwe vorm van samenwerking heeft voordelen aan de opdrachtnemerskant, maar zeker ook aan de opdrachtgeverskant. “We hebben echt een gezamenlijk doel. We willen allemaal verrassingen voorkomen. Want alles wat niet is voorzien, is onderschat of niet smart is beschreven, komt later direct op rekening van het waterschap of de combinatie Answest,” beaamt ook Pol.
Beide heren zijn enorm enthousiast over de twee-fasen en vinden het een goede vorm. Zijn er dan écht geen nadelen?
Het werken in twee fases is nieuw voor eigenlijk iedereen. “Dat is sowieso wennen en schakelen voor veel mensen, om in die bouwteammodus te komen,” legt Pol uit. “Collega’s zitten ineens sámen met de aannemer en werken gezamenlijk naar één projectdoel toe.”
Dat ging met vallen en opstaan maar was het absoluut waard, vertelt Lennart. “We zijn gewend als aannemer om aan te pakken, door te pakken en snel besluiten te nemen. Dat is in zo’n samenwerking soms een beetje anders. Het heeft een ander tempo, en je moet aan elkaars werkwijzen wennen.”
Sommige mensen moet je daar volgens Lennart dan ook voor behoeden. “De eerste fase heeft 2,5 jaar geduurd en er is buiten nog maar weinig gebeurd. Dat ligt niet iedereen. Als je bij een aannemer werkt heb je het idee van 6-7 weken voorbereiden, dan doe je die mensen geen plezier om te zeggen dat ze twee jaar op kantoor moeten zitten.”
Je hoeft echt niet álles uit te leggen
Een nauwe samenwerking vraagt dus om aanpassingsvermogen aan alle kanten.
“We hebben in dit traject van TWST ook geleerd dat we niet álles uit hoeven te leggen,” bekent Lennart. “Omdat we graag transparant wilden zijn hadden we die neiging wel. We hadden als doel transparantie maar dan krijg je ook op elk onderdeel weer vragen. Dat vertraagt de samenwerking soms onnodig.”
Normaal is alles bij het waterschap meer seriegeschakeld. Ze maken een ontwerp, stellen een contract op, vragen subsidie aan, contracteren een aannemer en dan gaat de aannemer aan de slag. Pol: “Verschillende fases zaten nu in elkaar geschoven, dat zorgde voor een enorme versnelling in het werk. Eén en één werd hier, door de nieuwe manier van samenwerking, echt drie.”
De volgende fase
Fase één is inmiddels afgerond. Wat zijn volgens Lennart en Pol de lessons learned?
“Ik zou nog eerder het gesprek aangaan om belangen goed scherp te krijgen. Dan begrijp je elkaar nog beter en kun je nog betere stappen zetten. In de eerste fase liep het bij ons een beetje anders, omdat een ingenieursbureau al een samenwerking had met het waterschap. Dat ingenieursbureau zat in het bouwteam met een eigen contract, daar kwamen wij bij. Wij haakten aan. Zij stapten uit en wij gingen door. Dat maakte het wat lastiger om met elkaar een nieuwe start te maken”, licht Lennart toe. “Ik zou daar dus nog meer aandacht aan besteden, zodat je nog scherpere afspraken met elkaar kunt maken.”
In de tweede fase worden de lessen uit de eerste fase meegenomen. “We hebben veel kennis in huis vanuit de eerste fase. Er worden nu nieuwe mensen toegevoegd in de teams omdat we richting uitvoer gaan. Het mooie is dat we de lessen die we in de eerste fase opdeden dus ook echt sneller mee kunnen nemen in de uitvoering,” licht Booster toe. “We moeten alleen niet vergeten dat onze nieuwe mensen ook echt nieuw nu zijn,” vertelt hij met een lach.
Het voordeel is volgens Pol dat de uitvoeringsfase waarschijnlijk veel voorspelbaarder is, de risico’s zijn al doorleefd: “We onderschatten bijvoorbeeld de uitvoeringstijd niet. We hebben relatief lange zettingstijden en moeten daardoor de versterking uitvoeren met tussenperiode. Dat nemen we nu al op voorhand heel goed mee.”
Een mooie samenwerking.
In elke fase!
Leer anders kijken, denken en doen
De samenwerking tussen TWST, Van Oord
Lennart en Robert van TWST werkten tijdens dit traject samen, waarbij Robert ondersteunde bij het goed inrichten van de samenwerking met de opdrachtgever. Zo gingen ze onder andere aan de slag met de Belbinrollen, teamrollen die nodig zijn in een goed functionerend team en tussen teams. En er is ook de nodige aandacht geweest voor het besluitvormingsproces en besturing (denk aan KPI’s). Met andere woorden; er is aandacht voor de harde ontwerpkant en de adaptieve interactiekant van samenwerking.
Tijdens het hele project werkten (en werken) ze samen, waardoor er niet alleen kennis over de samenwerking maar ook over het traject is ontstaan. Ook met Pol van het waterschap heeft Robert nauw contact gehouden, wat de onderlinge samenwerking tussen de verschillende partijen alleen nog maar heeft versterkt.
In de uitvoeringsfase zal TWST ook betrokken zijn. Naast periodieke PFU’s (Project follow Up), bestaat dit ook uit sparring en (business) coaching. En begeleiding in het werk, bijvoorbeeld als ‘fly on the wall’. In het werk gebeurt ‘het’ ten slotte. Daar kan TWST observeren, in actie reflecteren en de teamleden in het moment anders laten kijken, denken en doen in de samenwerking. Een succesvolle samenwerking als middel om het gezamenlijke projectdoel te realiseren.
Zelf toe aan een nieuwe fase?
