Samenwerking is niet vanzelfsprekend; verschillende belangen, conflicten, verborgen agenda’s, groepsvorming, het over de schutting gooien, het komt maar al te vaak voor. Dat een goede samenwerking niet automatisch gaat, betekent niet dat het niet nodig is. In veel grote gemeentes kan het een belemmering worden voor de ontwikkeling van een efficiënte en effectieve dienstverlening richting burgers en andere stakeholders. Het wordt steeds belangrijker om over teams, afdelingen en directies heen te kunnen werken.
Een grote Nederlandse gemeente ging daarom opzoek naar oplossingen om deze samenwerking te stimuleren. TWST is gevraagd om aan de hand van een ontwikkeltraject te helpen met een verbeterslag.
Om binnen de grote gemeente aan de slag te gaan, zijn we samen gaan werken met zogenaamde ambassadeurs. Mensen in de organisatie die net als wij ontwikkeling en goede samenwerking enorm belangrijk vinden. Emma is daar één van en werkte met ons en de andere ambassadeurs aan drie doelen:
– Het doorbreken van machtsdenken
– Vertrouwen in elkaar hebben
– Intrinsieke motivatie tot samenwerken
Bij verschillende teams werd daarvoor tegelijkertijd gestart met het experimenteren met andere en betere manieren van samenwerking (binnen en/of buiten) het team. Ook in het directieteam werden afspraken gemaakt over de samenwerking. Onderwerpen die aan de orde komen, waren bijvoorbeeld: hoe kunnen we beter gebruik maken van elkaars kwaliteiten, hoe kunnen we tijd in de agenda’s maken om ook mee te denken over afdeling overstijgende onderwerpen, hoe kunnen we vergaderingen effectiever maken, etc.
Het lijken open deuren, maar ze zijn ontzettend belangrijk als ze niet werken zoals het hoort. Verbeteringen die door het team zelf worden voorgesteld zijn soms heel praktisch zoals bijvoorbeeld; een half uur overleg per week zonder agenda of elke week brengt een team of afdeling een onderwerp in waar gezamenlijk over gesproken wordt. Maar ook tijd en aandacht om elkaar echt beter te leren kennen en een gezamenlijke procesanalyse over de belangrijkste samenwerkingsmomenten tussen twee afdelingen. Emma: “Van TWST kregen we de tools, die we nu ook zelf kunnen implementeren. Ik gebruik de technieken die ik leerde nog altijd in de praktijk.”
Als ambassadeurs hebben ze teams begeleid. “Dat hebben we samen met TWST gedaan. We voerden een intake, keken wat er speelde, wisselden ervaringen uit. Aan de hand van deze intake bedacht TWST met ons de verbeterstappen en kregen we handvaten in de begeleiding van de teams,” legt Emma uit.
“Ik gebruik wat ik leerde nog altijd in de praktijk”
In de gemeente was samenwerking tussen ontzettend veel verschillende teams belangrijk. Daarin komen nogal wat belangen samen: het belang van de burgers, de directie, managers, beleidsmedewerkers, etc. Daarom werd er ook per team en afdeling gekeken naar de beste aanpak. Erg wenselijk volgens Emma: “Bij de ene groep was elkaar beter leren kennen belangrijk, bij de andere groep werd gekeken naar het doel van een overleg en hoe je dat bereikt. Dan gaat het meer richting het gebruik van een verbeterbord of een sessie over waarom zijn we op aard. Het was vooral belangrijk elkaar en elkaars belangen te leren kennen.”
De urgentie voor deze samenwerking werd niet altijd in de gehele organisatie gevoeld. Dat het nodig was om de belangen bij elkaar te krijgen, betekent dan ook niet dat dit ook in de hele organisatie is gelukt. “We zagen gemengde reacties in het team. Aan de ene kant waren veel mensen bereid om beter samen te werken, aan de andere kant was er in het managementteam gerommel. Dan ben je dus bezig met integriteit, vertrouwen en samenwerking binnen de teams, terwijl er op hoger niveau meer speelt. Dat was wel eens frustrerend.”
“Het lijken soms kleine stapjes, maar we komen steeds verder.”
Is het project dan mislukt nu nog niet alle neuzen dezelfde kant op staan? Emma vindt van niet: “Er speelden op het moment dat TWST in beeld kwam verschillende belangen. Dat is nou eenmaal zo en daar konden we in de tijdsgeest niets aan veranderen.” Maar de technieken die ze leerde, lijken niet voor niets.
“De kleine storm op directieniveau is inmiddels weer gaan liggen en we zijn nog steeds bezig om meer integraal te werken. Ik had hoop dat we al verder zouden zijn, de olievlek breidt zich langzaam uit. We hebben er zelf als team namelijk veel voordeel bij gehad. En de deelnemende teams ook. Zelf begin ik een vergadering inmiddels altijd met het doel, zodat het ook écht duidelijk is waarom je met de koppen bij elkaar zit en passen we ook veel andere technieken nog toe. Het lijken kleine stapjes, maar we komen wel steeds verder.”
Heb je zelf een project waarbij je wilt leren hoe om te gaan met verschillende belangen? Neem dan gerust contact met ons op. We geven je graag de tools hier beter mee om te kunnen gaan.