Succesvol begeleiden van tenders en tijdens (project)uitvoering

22 oktober 2017

Bij een tender project heb je maar een kans en die wil je benutten! Je moet presteren en je op je allerbest presenteren, soms met een team dat niet dagelijks met elkaar samenwerkt of elkaar zelfs niet kent. Hoe ga je zo’n traject in? Zodat je team geïnspireerd aan de slag gaat en blijft tot het doel is bereikt; en de tender is gewonnen!

TWST heeft al diverse teams in de bouw & infra-wereld begeleid in een succesvol tendertraject. Dit betreft zowel het begeleiden van UAV-GC, DC, DBFMO, DBMO tenders als contracten. Daarbij is het doel dat zowel op de ‘harde’ als de ‘zachte’ kant succesvol gepresteerd wordt. Voorbeelden van winnende tenders die wij hebben mogen begeleiden zijn: IXAS, N18 en zeer recentelijk de Blankenburgverbinding (voorlopige gunning).

Om je een beeld te geven, staan hieronder de activiteiten die we in de begeleiding van zo’n tendertraject doen:

  • Een voorbereidingsfase met de tenderdirectie eventueel aangevuld met de board en de eerst betrokken kernteamleden om de tenderstrategie te vertalen naar een passende tenderorganisatie per fase, een aanpak en een manier van werken
  • Een intensieve en goede kick-start met het kernteam en per fase een pitstop teamsessie met als doel vertragen om te kunnen versnellen (m.i.b. teamontwikkeling, –vorming en -effectiviteit)
  • Voorbereiding van sessies met OG door middel van sessies rondom de customer journey en empathy mapping (klantperspectief) en het houden van een ‘generale repetitie’ een met acteur. Eventueel het bijwonen en evalueren van sessies, incl. het vertalen naar verbeteracties. Het gaat hierbij om dialoogsessies en individuele inlichtingenbijeenkomsten, maar ook om ateliers, convergentiegesprekken en SO’s.

  • Voorbereiding en begeleiding in het managen van het stakeholderfield met in het bijzonder de omgeving en de bestuurlijke partners

  • Begeleiding kernteam en coaching kernteam leden in leiderschap en persoonlijke effectiviteit. Het maken van een ‘team-foto’, begeleiding van teamdynamiek in het moment (“fly-on-the-wall”), per fase teamuitdagingen en manier van werken bespreken en aanpassen, individuele en team coaching op leiderschapsuitdagingen.
  • We fungeren als sparringpartner en klankbord voor het kernteam, inclusief waar het gaat om het vormgeven van de ‘strategy to win’.

We evalueren vooraf. We delen de lessons learned van andere tenderteams en koppelen de teambegeleiding die we in actie in het werk bieden aan de inhoud, de doelstelling en het resultaat. Zo profiteer je direct van onze brede ervaring bij tendertrajecten. Bij de (project)uitvoering bestaat begeleiding uit gelijksoortige activiteiten. Daarnaast organiseren we zogenaamde ‘Alignment sessies’ tussen OG en ON.

Samen geven we invulling aan:

  1. ambities en doelen
  2. de kick off
  3. de organisatie vorm
  4. de fasering
  5. de succesfactoren
  6. reflectie en voortdurend leren
  7. customer mapping; denken en doen vanuit opdrachtgever en stakeholders
  8. een effectieve gezamenlijke reis van opdrachtgever en opdrachtnemer

Naast het begeleiden van tenders en tijdens de projectuitvoering, helpen we bouw en infra. (gerelateerde) bedrijven ook bij het creeren van een dynamiek van continu leren en verbeteren om daarmee de klant- en resultaatgerichtheid te verbeteren. Hieronder vallen ook Advies & Ingenieursbureaus, Gemeenten en Woningcorporaties. Verder verzorgen we brugprogramma’s bij Neerlands Diep met als thema ‘reflecteren in actie’.

Wil je meer weten over het begeleiden van tenders neem dan contact op met Robert Oskam. Bel 06-85364567 of vul het contactformulier hieronder in.

[contact-form-7 id=”1338″ title=”Begeleiden van tenderprocessen_Robert”]