Van A naar B, of toch van A naar Anders?

Veel organisaties willen ambities waarmaken en zitten daarom met vragen als: ‘Hoe brengen we ons team meer samen?’, ‘Hoe zorg ik ervoor dat collega’s zelf meer initiatief nemen?’ of ‘Hoe verbeteren we onze samenwerking binnen dit project?’. Zodat resultaten sneller en beter worden bereikt. Dat lijkt vaak om een concreet plan van aanpak te vragen, met heldere stappen. Een actieplan van A (het probleem) naar B (de oplossing). Of toch niet? 

In dit artikel gaan we niet van A naar B, maar van A naar Anders. En dat vraagt lef.  

Kies de alternatieve route  

Een route van A naar B is vaak prettig want heeft duidelijke en concrete stappen. De 8 stappen van Joseph Kotter zijn bijvoorbeeld heel bekend in de advieswereld. Hier start je met een gevoel van urgentie en ga je in 8 stappen richting verankering van het nieuwe systeem. Maar soms kun je beter aan de slag met een wandeling waarvan je nog niet weet waar de weg naartoe leidt. 

Dan kies je een alternatieve route.  

De van A naar B aanpak lijkt in de genen van de organisatieadviseur (en zijn of haar opdrachtgevers) te zitten. Veranderingen (B) worden achter de tekentafel bedacht en vervolgens geïmplementeerd. De alternatieve route richt zich op veranderingen die organisch, al doende, ontstaan. Het zijn als het ware twee verschillende perspectieven op organisatieverandering: het ontworpen systeem en het adaptieve systeem. Met welk perspectief ga jij aan de slag?  

Van A naar Beter (Ontworpen systeem) 

Organisatieadviseur Leike van Oss stelt zich bij het ontworpen systeem een kruispunt voor. Daar gelden verkeersregels, waarbij je allemaal weet dat je moet stoppen voor een rood licht. Dat je kunt optrekken op het moment dat het groen wordt. Dat je bij haaientanden goed op moet letten en dat je inhoudt als je ziet dat er een fietser van rechts komt. 

Anders krijg je ongelukken.  

Het ontworpen systeem gaat over de overlegstructuren, de vaste afspraken, de manieren waarop een organisatie zaken vastlegt.  

Maar hoe werkt het in de praktijk?  

Het adaptieve systeem is hoe wij ons in de praktijk tot het ontworpen systeem verhouden. Dat gaat over relaties, patronen, cultuur en leervermogen.  

Het ontworpen systeem gaat over overlegstructuren, de vaste afspraken. Het adaptieve systeem is hoe wij ons daartoe verhouden. 

Van A naar Anders (Adaptieve systemen) 

Dat de regels er zijn, betekent namelijk niet dat ze in de praktijk altijd op dezelfde manier worden geïnterpreteerd. En ook de verkeersregels die er zijn, die kun je soms aanpassen aan de situatie. Neem nou het voorbeeld van het kruispunt. Als auto’s en fietsers op een kruispunt rechtdoor gaan, hebben ze in veel gevallen op hetzelfde moment groen. 

Maar wat nou als je de regels een beetje aanpast? Dat je niet het verkeer dat dezelfde kant op gaat voorrang geeft, maar dat je zegt ‘Alle fietsers hebben op dit kruispunt tegelijkertijd groen licht’.  

Je wilt namelijk geen nieuwe stoplichten. Je wilt veiligheid op de weg.  

Dat betekent dat je misschien even moet schakelen, maar het blijkt echt heel erg goed te werken. Iedereen gaat tegelijkertijd van start en trekt vanzelf een beetje naar het midden. Dat zie je ook in organisaties. 

Bij woningcorporatie Rochdale speelde dat bijvoorbeeld. Zij stelden de open vraag ‘Kunnen jullie ons helpen? We hebben de organisatie nog niet staan zoals we willen.’ De klant verwacht dan een praktische aanpak, maar in de vraag zit een verzoek om in te grijpen op het adaptieve systeem. Ze wilden bijvoorbeeld meer zelfsturend worden, werken aan de opgave in de buurt met bijvoorbeeld buurtteams, of op andere vlakken verandering. ‘Kijk eerst maar wat nu al goed werkt en waar we naartoe bewegen’, was de opdracht aan ons.  

De klant verwacht soms een praktische aanpak, maar in de vraag zit een verzoek om in te grijpen op het adaptieve systeem. 

Hier is een ambitie geformuleerd, maar de vorm was er nog niet. Dus dan ga je met elkaar ontdekken; hoe zijn de teams nu georganiseerd, waar bewegen ze naartoe, wat werkt en wat werkt nog niet? Je kijkt samen met het team naar kleine gedragspatronen. Je onderzoekt bijvoorbeeld één buurtteam en de interactie in die groep, met bewoners, het management en met andere instanties. 

Je moet vervolgens af en toe een beetje gas bijzetten, een beetje gas terugnemen maar de verkeersdoorstroom is er vaak veel beter mee geholpen.  

Je gaat als adviseur achter je bureau vandaan. Het werkveld in. 

Heb eens lef. Zet alle verkeerslichten op groen.  

Als organisatieadviseur denken we continu na: is dit een vraag over het ontworpen systeem (andere stoplichten) of eentje voor het adaptieve systeem (hoe gaan we met de regels om)? Worden we gevraagd iets nieuws te bedenken? Of worden we gevraagd het ontwerp te laten werken? Wij als TWST starten het liefst met het adaptieve systeem en daar hebben we onze redenen voor. 

Het adaptieve systeem biedt ons de gelegenheid eerst te begrijpen en dan pas in te grijpen. Als je het adaptieve systeem onderzoekt, dan volgt het ontworpen systeem vaak automatisch. Als je bijvoorbeeld meer zelfsturend wilt worden en je de organisatie hiërarchisch hebt ingericht, dan staat dat elkaar in de weg. Dan ga je alsnog interveniëren op het ontwerp… als het niet anders kan. 

Ga niet automatisch van A naar B. Ga ook eens van A naar Anders.