Voorkom Scrum frustratie

Heeft jouw organisatie geen scrum-teams en stand-ups? Dan heb je al snel het gevoel dat je er niet meer bij hoort. Het klinkt zo mooi: met multidisciplinaire teams in korte perioden stapsgewijs naar een eindresultaat toewerken. Klantgericht en flexibel. Succes verzekerd? Net als bij elke andere methodiek zijn de manier waarop je het toepast en het gedrag dat je daarbij laat zien kritische succesfactoren. Want ook bij Scrum is er een risico dat het misgaat.

Scrum is een projectmethode waarbij de teamleden in sprints van twee tot vier weken naar resultaten toewerken. Scrum biedt de teams een raamwerk om zich te organiseren volgens de basisgedachte ‘inspect and adapt’. Ofwel resultaten in behapbare tussenstappen opleveren, controleren en waar nodig aanpassen aan de hand van feedback en voortschrijdend inzicht. Door elke keer een tussenversie van het ’werkende’ product op te leveren, voeg je direct waarde toe. Dus niet: lange tijd onderduiken om hard te werken aan je project en pas daarna het eindproduct presenteren. Met het risico dat dit niet aan de verwachting voldoet of dat de wensen ondertussen veranderd zijn.

Voor het eerst aan de slag met Scrum?

Scrum is ontwikkeld vanuit de Agile-filosofie die uitgaat van teamprestaties, interactie en productieve communicatie. Hierbij staat de klantbehoefte centraal en is het eindproduct alleen globaal bekend. Na elke sprint controleert het scrumteam bij de ‘product owner’ ofwel klant of het opgeleverde deelproduct aan de verwachtingen voldoet. Zo komt een eindproduct tot stand dat maximaal op de klantwensen aansluit. Een belangrijk voordeel is de snelle, gecontroleerde ontwikkeling van producten of diensten. Ook hebben scrumteamleden meer plezier in hun werk.

Continu wordt er iets opgeleverd en zie je de voortgang. De directe feedback zorgt voor een groot leereffect. De product owner en stakeholders kunnen rechtstreeks invloed uitoefenen op het resultaat waardoor de kans dat het product of de dienst aan de verwachting voldoet sterk vergroot. Dit klinkt heel mooi allemaal, maar scrummen is in de praktijk niet zo eenvoudig als het in theorie klinkt. Daarom drie tips om goed van start te gaan met scrum en mogelijke frustratie van het team te voorkomen. Want veelal zijn mensen toch bang voor verandering of zelfs een beetje verandermoe.

1. Spreek heldere taal

Bij Scrum vliegt er al snel Engelse managementtaal over tafel. Zo is er naast de product owner ook een Scrum master. De start heet kick-off; vergaderingen heten daily stand-ups en in iedere sprint zijn er incrementen en reviews. Ga er niet vanuit dat iedereen bekend is met Scrum: leg goed uit hoe het werkt. Benoem dat het veel ‘nieuwe’ termen zijn.

Bij de start zei één van de deelnemers; “mag het misschien ook met ondertiteling?” Daar zat een irritatie in op alle nieuwe managementtaal.

Zorg verder dat iedereen in het scrumteam dezelfde taal spreekt. Maak het visueel met tekeningen. Durf de terminologie te vertalen of nog leuker: bedenk samen je eigen scrumtaal.

2. Duidelijke afspraken

Scrum lijkt heel simpel en veel managers vinden het maar al te leuk om teamwerk een scrumsausje te geven. Maar het is echt een andere werkwijze en het succes staat of valt met de kwaliteit, ervaring en discipline van de teamleden. Het ‘wat’ is bepaald, maar het team bepaalt het ‘hoe’. Dus niet de manager, teamleider of degene die de rol van product owner heeft. Daarom dient ieder teamlid goed voor ogen te hebben aan welke (kwaliteits)voorwaarden het product moet voldoen. Wat doen we en waarom? Hiervoor gebruik je goed omschreven user stories en een gezamenlijke definitie van ‘klaar’.

Er zijn alleen doelen en grenzen en de Scrum master coacht op het proces. Verder is het een kwestie van prioriteiten stellen, improviseren en keuzes maken. Deze manier van werken zorgt voor transparantie en daardoor kun je snel bijsturen. Ook maak je goed gebruik van voortschrijdend inzicht door regelmatig te toetsen of je op de goede weg zit.

Bij Scrum kun je niet onderduiken in je taken, maar kom je telkens boven water. Dat is wennen. Grote kans dat dit ook zo is voor je teamgenoten. Goede voorbereiding is belangrijk, net als heldere spelregels. Wat verwachten we van elkaar en hoe gaan we met elkaar om? Vraag het team om dit zelf te formuleren, met elkaar.

Hoe doe je dat? Maak een bord met de ‘spelregels’ of een bord met de ‘defination of fun’. Hier stonden uitspraken op als “ik vind het belangrijk dat wij elkaar laten uitspreken”, “maak het oplossingsgericht, dat geeft energie”, maar ook “zet je telefoon op stil en leg hem weg”. Nog mooier was dat er werd gezegd; “laten we elkaar hier ook op aanspreken”.

Zorg dat het vanaf dag één duidelijk is dat iedereen een stand-up goed voorbereidt, oplossingsgericht werkt en dat fouten maken mag. Andere afspraken zijn bijvoorbeeld: we kijken vooruit, we hebben begrip voor elkaar en één persoon heeft het woord. Door af te spreken hoe je met elkaar communiceert, wordt het samenwerken nog leuker én effectiever.

3. Het onbespreekbare bespreekbaar maken

Waarom mislukken veranderingen in werk zoals Scrum? Vaak is dit omdat er onvoldoende aandacht voor de weerstand bij medewerkers is. Hier kan naast oprechte zorg en betrokkenheid ook angst en onzekerheid achter schuilen. Het heeft tijd nodig om aan een nieuwe manier van werken te wennen en te ervaren hoe je je werk op een andere manier kunt inrichten. Daarom is het belangrijk om uit te zoeken wat mensen dwarszit.

Eén van de uitspraken van een van de teamleden “ik plan liever mijn eigen werk, nu voelt het alsof het veel meer tijd kost”. Maar toch lukte het hem niet het werk gedaan te krijgen, nu hij het samen met een team doet en elke week taken uitvoert ziet hij zelf ook vooruitgang “ik moet toegeven dat het toch wel energie geeft om in kleine stapjes te werken.”

Door te luisteren en mensen bij het proces te betrekken, voelen ze zich gehoord. Soms helpt het al om zaken uitgesproken te hebben en voor terechte zorgen kan je kijken hoe je ermee omgaat. Als mensen hun twijfel of zorgen hebben geuit, kun je vragen stellen als: wat kan jij doen om succesvol aan de slag te gaan of bij te dragen aan het resultaat? Hierna is het makkelijker om van start te gaan en worden mensen vanzelf enthousiast als ze zien dat het werkt.

Dus ga je in jouw organisatie aan de slag met scrum? Hou rekening met welk gedrag je ziet en laat zien. Gebruik van deze succesfactoren en maak er geen frustratie van.

Deze blog van Julia is ook gepubliceerd op Managementsite.nl, het platform om kennis en ervaring te delen. Managementsite.nl wil grenzen verkennen en blokkades doorbreken. Kritisch, wars van hypes, interactief, altijd op zoek naar wat wél werkt. ManagementSite telt 95.000 abonnees en ruim 1300 auteurs.