In één week een gemeenschappelijk innerlijk kompas

03 maart 2017

Commitment over het gewenste gedrag dat past bij de kernwaarden

Elke organisatie heeft kernwaarden. Kernwaarden vormen het DNA van een organisatie. Ze zijn richtinggevend voor de cultuur en het gewenste gedrag in een organisatie.

 

Recent vroeg een klant ons hen te faciliteren in laden van hun kernwaarden en deze samen te vatten in maximaal 5 korte zinnen. Haar ambitie was niet met het management in een vergaderkamer of op de hei, maar samen met alle medewerkers uit de organisatie, dicht bij waar het gebeurt. Een vorm die daarbij past is de “Sprintweek”.

 

Sprints ken je zeer waarschijnlijk uit scrum, een Sprintweek is eigenlijk niets anders dan een ‘time-box’ waarin je met elkaar een resultaat oplevert. Een resultaat dat waarde voor de klant toevoegt. Dit concept blijkt breed toepasbaar, zoals wij inmiddels bij diverse klanten hebben mogen ervaren. De Sprintweek blijkt ook een goede vorm voor het definiëren van kernwaarden.

 

Voordat een Sprintweek start, spreek je met elkaar af aan welke criteria het eindresultaat na afloop van de week moet voldoen. Met andere woorden, wanneer ben je echt tevreden? Voorbereiden met een aantal mensen uit de organisatie is key. Medewerkers en het management zijn namelijk zelf de regisseur. Dit hebben wij gedaan met een ‘regiegroep’. Deze regiegroep:

  • maakte samen met ons een opzet voor het weekprogramma;
  • daagde ons uit op de invulling van dit programma;
  • enthousiasmeerde de deelnemers;
  • besloot over praktische zaken zoals locaties en interne communicatie.

De praktische zaken waren overigens niet onbelangrijk. Zo is ervoor gekozen om de ‘sprints’ op de verschillende locaties van de klant te organiseren zodat het laagdrempeliger werd voor medewerkers om aan te sluiten.

 

De week is gestart met het toepassen van ‘context mapping’ (lees ook: Zet je rechterhersenhelft eens in). Een methode die designers gebruiken om de onbewuste behoeften van hun gebruiker op creatieve wijze boven tafel te krijgen. Hiermee ga je een laag dieper dan bij traditioneel (klantbehoefte)onderzoek. De deelnemers maakten gebruik van een door TWST ontworpen logboek. Met opdrachten om anders te kijken naar het dagelijks werk. Deze methode is ontwikkeld om op meerdere momenten na te denken over je huidige manier van werken. Te bepalen wat daarin voor jou in het contact met klanten en collega’s belangrijk is. Dit logboek hebben de deelnemers, als start van de week, met elkaar besproken in een speeddate.

Om de week inspirerend en ook leuk te maken, is gewerkt met creatieve werkvormen. De gekozen werkvormen maakten het mogelijk om in korte tijd, op een speelse wijze, veel informatie op te halen. Deze informatie vervolgens te vertalen naar de belangrijkste kernwaarden, die voor iedereen herkenbaar en aansprekend zijn.

Eén van de gebruikte creatieve werkvormen was een ‘wereld cafe’. Op dag 1 en 2 waren alle medewerkers van de organisatie uitgenodigd. In verschillende subgroepen (‘cafégasten’) met een stamgasteigenaar, gingen medewerkers aan de slag met vragen als:

  • Waar krijg je energie van in het samenwerken? Maak dit concreet, vertel waar je trots op bent en wat kost je nog wel eens energie?
  • Wat vind je echt belangrijk (en probeer je ook echt te doen) in hoe je dagelijks met je collega’s en klanten om wilt gaan?
  • Wat is daarin zo belangrijk en eigenlijk onbespreekbaar voor jou? Het gaat dan over overtuigingen, waarden en gedragingen die je, als jullie ze niet waarmaken in de praktijk,  flink chagrijnig maken.

Echte gesprekken over gedrag in en op het werk ontstonden zo. Vervolgens is met elkaar besproken welk gedrag vast te houden en welk gedrag los te laten. Dit alles ondersteund met een ‘visueel denker’ waardoor de discussie niet (langer) over taal ging, maar over de essentie.

Andere werkvormen die we gebruikt hebben om ‘waarden’ en gedragsvoorbeelden op te halen en ook meteen te toetsen zijn een ‘dwars-denksessie’ en mindmapping.

 

Wat maakt deze sprintweek zo bijzonder?

De visualisaties van alle in- en output; tekeningen van een ‘visueel denker’. Discussies die niet meer gingen over woorden of intenties maar over het daadwerkelijk gewenst gedrag. Vier kernwaarden met consensus uit alle lagen van de organisatie. Alles het resultaat van slechts één week!

De strak geregisseerde opbouw van de week. Op dag 1 en 2 op creatieve en inspireerde wijze zoveel mogelijk ‘waarden’ en gedragsvoorbeelden ophalen. Dag 3 in het teken van het ‘dwars-denken’: een kritische blik op wat de uitkomsten op dat moment waren. Om deze vervolgens weer om te buigen en/of nog scherper te maken.

Voor de ‘dwars-denksessie hebben we voor de werkvorm van het Lagerhuis gekozen. Medewerkers die niet (allemaal) deel hadden genomen aan dag 1 en 2 mochten nu een kritisch tegengeluid geven. Zoals dit in het Lagerhuis gaat, deden we dit aan de hand van stellingen. Een voorbeeld: ‘deze waarde past bij onze organisatie en is uniek voor wie wij zijn’. Dit zorgde voor kritische feedback, dat is toch ook wel even schrikken, want de regiegroep en deelnemers van dag 1 en 2 waren al best wel tevreden met het resultaat tot dusver. Voordeel was, dat we nog geen tijd hadden gehad enorm gehecht te raken aan onze resultaten en dat zo’n sprintweek ruimte biedt om snel bij te sturen. Het mooie was dat we de ‘dwarsdenkers’ aan het eind ook vroegen om hun feedback gelijk toe te passen om de kernwaarden beter, scherper te omschrijven. Dat bleek uiteindelijk voor de ‘dwars-denkers’ toch best pittig, maar dit heeft alles wel in korte tijd weer naar een hoger niveau gebracht.

Tot slot is op dag 4 en 5 het management en het middenkader meegenomen in alle uitkomsten. Waarbij zij de vraag hebben beantwoord: ‘welke leiderschapsstijl vraagt dat van ons’. Zoals één van de deelnemers zei: “het is bijzonder mooi om te ervaren dat het management team aan ons vraagt welk leiderschapsgedrag losgelaten en vastgehouden moet worden”. Voorbeeldgedrag van het management is randvoorwaardelijk. Gezamenlijk de kernwaarden uitdragen, in het doen en in de manier van leidinggeven. Niets is zo ondermijnend voor het resultaat als incongruent gedrag door leidinggevenden.

 

Resultaat en hoe verder?

Het mooie van deze week is dat alle lagen van de organisatie betrokken zijn geweest (in totaal 200 medewerkers). Iedereen herkent zich in de uiteindelijke kernwaarden. Vooraf hadden we grote onzekerheid om de betrokkenheid en besluitvorming van ‘hoog tot laag en van links naar rechts’ goed te organiseren, mede gezien omvang van de groep. Gelukkig bleek deze onzekerheid niet terecht: aan het eind van de week was er een groot trotsgevoel, er was zowel overeenstemming als enthousiasme over het bereikte resultaat.

 

Het ultieme resultaat van de Sprintweek is dat er een gemeenschappelijk ‘innerlijk kompas’ is. Vier kernwaarden onderbouwd met stories van alle medewerkers. Geïllustreerd met beelden, tekeningen van een sneltekenaar. De kernwaarden door vertaald naar wat dit voor de medewerker betekent in de wijze van werken in de dagelijkse praktijk (koppeling gedrag aan resultaat). Iedereen herkent zich in de kernwaarden én er was commitment op het gedrag wat daar bij hoort. Zo helpt het ‘kompas’ om elkaar scherp te houden op het tot uiting brengen van het gewenste gedrag.