Zo kom je met een open dialoog tot goede besluitvorming

Openheid en besluitvaardigheid. Het lijken in de bestuurskamers soms twee tegenpolen. Blijf je namelijk alleen maar met elkaar praten, dan loop je het risico dat er geen knopen worden doorgehakt. Maak je beslissingen voordat je meerdere perspectieven onder de loep hebt genomen, dan mis je misschien belangrijke inzichten.

Wij spraken Ron van Kints, directeur van de dienst Administratie Informatiebeheer en Control bij de Hogeschool Rotterdam. De hogeschool heeft zo’n 4000 medewerkers, drie collegeleden en meer dan 15 directeuren. Hier worden dan ook regelmatig belangrijke knopen doorgehakt. Hoe combineren zij open dialoog met daadkrachtige besluitvoering?

Het is, uiteraard zouden we vanuit TWST bijna zeggen, altijd belangrijk verschillende geluiden te horen en meerdere perspectieven onder de aandacht te brengen.

Diversiteit, dialoog en discipline zijn belangrijk

“Ik herken het belang van diversiteit, dialoog, en discipline zoals Tamira en Simon het in hun artikel Gedrag in de bestuurskamer omschrijven,” vertelt van Kints. “Een open dialoog is bijvoorbeeld belangrijk voor studenten, docenten maar ook binnen het bestuur als er belangrijke besluiten worden genomen. Bijvoorbeeld bij het vaststellen van de nieuwe strategische agenda.”

“Veel van de gesprekken die we hebben gaan tussen en samen met onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Wat je dan ziet als het gaat om dialoog is dat het delen van veronderstellingen soms een uitdaging is. Om open en bloot te leggen ‘zo kijk ik er tegenaan’. Vaak zien we toch dat er dan ideeën zijn van hoe een ander er over zou denken,” licht van Kints toe. “Op het moment dat veronderstellingen gedeeld worden dan is het belangrijk dat er bereidheid is om bij te stellen.”

Vanuit TWST zien we vaak dat mensen automatisch gaan invullen voor een ander. Soms ben je geneigd voor een ander te gaan denken maar dat kan goede besluitvorming in de weg zitten. Als je je daar bewust van bent, dan kun je er ook actief mee aan de slag. Die bewustwording komt de besluitvorming vaak ten goede.

Als je zorgt voor een open dialoog, dan wordt iedereen gehoord

Dat betekent overigens niet dat er lukraak van alles wordt geroepen. Sterker nog, een goede agenda is de ruggengraat van veel van de genomen besluiten.

Om te voorkomen dat alle eigen veronderstellingen met hand en tand worden verdedigd en je oneindig blijft vergaderen, is structuur belangrijk. Het klinkt als een open deur, maar hoe beter een vergadering is voorbereid, hoe duidelijker een besluit. “In een formeel overleg is er vaak weinig ruimte om van gedachten te wisselen. Daar leent zo’n meeting zich niet voor. Dan is het vaak zo dat juist in de informele overleggen die ervoor of erna plaatsvinden gekeken wordt; hoe kunnen we hier verder mee komen?” Die informele overleggen helpen de vergadering uiteindelijk vaak verder. Juist als je met veel verschillende mensen en partijen te maken hebt, kan een duidelijke agenda je verder helpen.

Een aantal tips om met open dialoog tot goede besluitvorming te komen;

• Bepaal vooraf de agenda
• Laat je goed informeren op de thema’s van de vergadering
• Ga de vergadering met alle kennis die je hebt ook ‘open’ in
• Durf je veronderstellingen los te laten
• Neem beslissingen

Complete consensus blijkt vaak een illusie

Dat betekent natuurlijk niet dat iedereen het altijd met elkaar eens is. “Als je probeert om met iedereen tot consensus te komen, dan kom je er niet uit. Je hebt nu eenmaal altijd te maken met verschil van inzicht en verschillende achtergronden, zeker in een grote organisatie.” Dat betekent niet dat je daar je ogen voor moet sluiten.

Hoe combineer je open dialoog met krachtige besluitvorming op het moment dat je in een impasse zit? Dan is het goed om een open dialoog te voeren, maar kom je er niet uit, vergeet dan ook de rol van de experts in je organisatie rond bepaalde thema’s niet.