Als Product Owner waarde toevoegen: hoe doe je dat?

Bij Scrum zijn er drie hoofdrollen te onderscheiden: die van ontwikkelteam, Scrum Master en Product Owner. Het team zoekt sprint voor sprint naar de beste manier om waardevolle producten op te leveren. De Scrum Master zorgt dat alles zo soepel mogelijk draait. De Product Owner is de verbindende schakel tussen opdrachtgever(s) en het team. Hij verwoordt de behoefte van de eindgebruikers, business, IT, het (senior) management en andere stakeholders. Hij gebruikt zijn tijd om de behoeften van de klanten en stakeholders op te halen. Hij geeft daarmee aan waar het team prioriteit aan moet geven. Tegelijkertijd presenteert hij tussenproducten bij diezelfde groep, waarmee hij bij de klant en stakeholders checkt of het team op de juiste weg zit. De Product Owner heeft dus een belangrijke en sturende rol. Het proces stuurt hij echter niet aan; daar is de Scrum Master voor. Dit kan het tot een verwarrende rol maken.

Vijf tips voor een goede start als Product Owner

Deze vijf tips, die je niet in de boekjes voor Scrum vindt, helpen je op weg om je rol als Product Owner goed in te vullen Zo help je het team om zo veel mogelijk waarde te leveren en de kwaliteit van het eindproduct te borgen.

1.Zorg dat je de spelregels van het team kent

Als Product Owner bepaal je de prioriteiten. Waar gaat het team als eerste mee aan de slag? Vervolgens beoordeel je in de reviews of de opgeleverde producten aan de verwachtingen voldoen en of de resultaten van voldoende kwaliteit zijn. De werkwijze bepaalt het team zelf, dus stuur hier niet op! Het team spreekt zelf spelregels af over bijvoorbeeld de samenwerking en de dagelijkse stand-ups. Verdiep je wel in deze spelregels zodat je soepel kunt meebewegen in het proces wanneer je aansluit bij het team. Zo voorkom je dat je het proces verstoort en zorg je dat de energie in het team blijft.

2.Geef de Scrum Master ruimte maar vergeet hem niet

Als Product Owner heb je veel invloed op het resultaat en die verantwoordelijkheid laat zich ongetwijfeld voelen. Ik zie regelmatig dat Product Owners nog te veel aan hun vertrouwde rol als leidinggevende vasthouden en af en toe proberen om hun Scrumteam op die manier aan te sturen. Dat is nu juist niet de bedoeling. Want let op: in tegenstelling tot een leidinggevende of projectleider bepaalt de Product Owner niet wie wat doet en hoe het gebeurt. Het is best een uitdaging om niet op de stoel van de Scrum Master plaats te nemen en de balans te zoeken tussen wanneer je input levert en wanneer je loslaat. Bij Scrum gaat het om vertrouwen en creativiteit. Jij als Product Owner voedt de Scrum Master met de juiste informatie, maar mag vooral niet te sturend zijn.

3.De rol van Product Owner kost tijd

Je rol als Product Owner goed vervullen kost meer tijd dan je denkt. Vaak zie ik dat mensen die gevraagd worden voor deze rol, niet zo goed weten waar ze aan beginnen. Door drukke agenda’s en andere prioriteiten, is er daardoor vaak maar beperkt tijd beschikbaar. En dat is zonde, zeker ook voor de snelheid waarmee het team kan opereren. Als je gevraagd wordt voor deze rol, blok dan meer tijd in je agenda dan de officiële scrum momenten waar je voor uitgenodigd wordt. Alleen aansluiten bij Sprint reviews waar de nieuwe producten of resultaten worden gedemonstreerd is onvoldoende. Als je tussentijds niet aangehaakt bent, bestaat de kans dat het team doorschiet in de ontwikkeling. Een goede Product Owner is daarom continu betrokken en keurt alle gerealiseerde taken goed. Misschien nog wel belangrijker is het om regelmatig informeel bij te praten en input bij het team op de te halen. Dit doe je bijvoorbeeld door bij stand-ups binnen te lopen. Zo hou je zicht op de tussenproducten en kun je tijdig inspelen op afwijkingen en veranderingen van de klantvraag. Jouw aandacht versnelt het proces en voorkomt een hoop frustratie bij het team.

4.Hou de stakeholders betrokken en breng de wensen bij het team

Ook is het belangrijk dat je als Product Owner tijd maakt om vragen te beantwoorden van klanten en stakeholders en in de juiste frequentie contact met hen onderhoudt. Soms veranderen de wensen en ontwikkelingen in de tijd. Het is jouw rol om deze wensen snel door te spelen aan het team zodat zij tijdig bij kunnen sturen als dat nodig is. Om zinvolle feedback te verzamelen, is het handig dat de juiste mensen bij de sprint reviews aanwezig zijn. Ik merk dat deze stakeholders vaak onvoldoende geïnformeerd zijn over de stand van zaken. Dan moet er tijdens de review veel bijgepraat worden. Dat is eigenlijk zonde van de tijd en van de kwaliteit van de feedback die het team terugkrijgt.

Het kan zelfs gebeuren dat het team al zoveel stappen verder is dan de stakeholder het resultaat niet volledig herkent, dat deze afhaakt of in de weerstand schiet. Het is jouw rol als Product Owner om dit te voorkomen. Zorg ervoor dat stakeholders niet te veel verrast worden bij reviews.

5.Stel waarderende vragen tijdens de review

Vragen stellen – en goed naar de antwoorden luisteren – is dé manier om meer over het team en hun werk te weten te komen. Als bij een review blijkt dat er een probleem is en je het team erop afrekent, daalt de energie in het team. Een benadering die in mijn ervaring heel goed werkt, is om vragen te stellen volgens de principes van Appreciative Inquiry. De kunst is om te vragen naar wat goed gaat, vanuit een waarderende benadering. Als je de dingen die goed werken als uitgangspunt neemt en positief vooruitkijkt, verander je je vanuit kracht. Dit werkt prettig en effectief.

Dus loop je tegen een probleem aan? Probeer dan eens de ‘five times why’-methode op een waarderende manier toe te passen door vragen te stellen als:

• Wat werkte wel?
• Waar gaat het goed?
• Wat is de positieve uitzondering?
• Waarom gaat het daar goed?
• Wat was toen het succes?
• Hoe kunnen we dit succes breder inzetten?

Tot slot

Vraagt je organisatie of je de rol van Product Owner wilt vervullen? Dat is een mooie uitdaging, maar ook een rol waar veel bij komt kijken. Onderschat het niet. Mogelijk helpen deze tips je om mandaat, de beschikbare middelen en je sterke eigenschappen nog beter in te zetten en om samen met het Scrumteam waarde te creëren.

Vragen of meer weten? Neem contact op met Julia@twst.nl