Leike van Oss over systeemdenken

Systeemdenken. Er zijn ontzettend veel verschillende definities voor en er zijn ontzettend veel manieren waarop je ermee aan de slag kunt gaan. Als je niet weet wat het is, hoe moet je er dan mee werken?

Systeemdenken of kijken naar een organisatie als systeem is een andere manier van kijken dan we normaal gesproken doen in organisaties. Sterker nog, bij systeemdenken hoort een eigen taal en blik, legt organisatie-adviseur Leike van Oss uit.

Zij schreef samen met Brechtje Kessener het boek Meer dan de som der delen. Een boek met de inzichten van veertig auteurs op het gebied van systeemdenken. Wij spraken Leike over wat systeemdenken is en vroegen natuurlijk ook naar haar eigen favorieten.

Laten we bij het begin beginnen. Hoe zou jij een systeem zelf omschrijven?

”Een systeem is een samenhangend geheel dat zo georganiseerd is dat het de functie waarvoor het bedoeld is kan vervullen. Dat samenhangende geheel bestaat uit elementen en hun relaties, die een interne ordening kennen.”

“Als je kijkt naar de organisatie als systeem, dan moet je weten waar je naar kijkt. Een systeem heeft bijvoorbeeld een hiërarchie, maar dat is totaal iets anders dan een organisatie-hiërarchie,” vertelt ze. “Hiërarchie in het systeemdenken gaat over de ordening in het systeem. Waarbij een systeem een functie op zichzelf heeft, maar ook een onderdeel is van een grotere geheel. ”

“Een voorbeeld dat ik vaak gebruik is de vergelijking met wat kinderen doen als ze zichzelf een plek in de wereld geven. Dat hebben we vroeger allemaal gedaan: ik ben …, ik woon op dit adres, in deze stad, in deze provincie, in Europa, in de wereld, in het melkwegstelsel… Je ziet dan de ordening van subsystemen in een steeds groter en complexer wordend geheel.”

Verder legt ze uit dat ook het woord systeem zelf al ingewikkeld is. “We noemen tegenwoordig bijna alles een systeem. Dat is ook de taalinflatie van het woord zelf. Dat zorgt soms ook voor minder goed begrip.”

Hoe weet jij welke benadering het best bij een klant zou passen?

“Dat is moeilijk te zeggen. Het is afhankelijk van de context, het vraagstuk, en wat je kunt en mag beïnvloeden. Het vraagt een echt andere blik als je een organisatiestructuur voor een systeem moet ontwerpen, of dat je aan de wendbaarheid en het adaptief vermogen werkt. Een adaptief systeem is een lerend geheel dat zich handelend aanpast, het is heel dynamisch. Dat vraagt om andere interventies dan dat je werkt aan een ontworpen systeem.

En als je gevraagd wordt om patronen in een bestaand systeem te helpen begrijpen, kijk je anders dan dat je vanuit een systeemmodel probeert te begrijpen wat er gebeurt.

Het fijne van systeemdenken is dat het vraagstuk waar je iets aan of mee wilt doen, door het even complexer en moeilijker te maken, makkelijker te begrijpen wordt.”

De verscheidenheid is dus echt enorm.

“We denken soms dat het in organisaties gaat om patronen tussen mensen. En dat kan. Maar net zo vaak is er een patroon tussen de interacties van mensen aan de ene kant, en de context waarin ze werken aan de andere kant. In groepsdynamica zit bijvoorbeeld een mooi uitgangspunt: als het moeilijk gaat in de relatie, dan is het moeilijk je teamtaak uit te voeren. Maar net zo vaak is het ook omgekeerd. Als de taak rottig georganiseerd is, loopt het slecht op de relatie. Dan werken we in slecht georganiseerde taakstructuren waardoor we het moeilijk hebben in de relatie.”

Leike illustreert deze samenhang.

“Neem bijvoorbeeld een gemeente. Daar kan het gebeuren dat de afdeling projecten van de wethouder opdracht krijgt om snel mooie projecten voor de stad te maken. De wethouder heeft er belang bij het project snel af te ronden. Stel nou dat de projectafdeling de grenzen dan zoekt met vergunningen. Dan krijgen ze problemen met de afdeling handhaving, die ook haar werk goed wil doen. Dat leidt tot spanning. Beide proberen hun rol als subsysteem van het grotere geheel zo goed mogelijk te vervullen. Maar daar botsen de belangen. Dat is geen onwil van beide partijen –niemand zegt; goh laat ik het werk van een ander moeilijker maken. Het is de spanning die je op moet lossen als verschillende subsystemen bijdragen aan een complex geheel.”

Wat zijn jouw eigen favoriete benaderingen?

“Ik ben denk ik het meest van het sociaal construeren en de groepsdynamica. Sociaal construeren zegt: het systeem is door mensen zelf geconstrueerd, ze zijn er onderdeel van én vormen het zelf. Ze zijn erin gevangen en kunnen het zelf veranderen. De groepsdynamica kijkt meer naar hoe relationele patronen mensen gevangen kunnen houden, of hoe historische en culturele patronen richtinggevend zijn voor hoe mensen met elkaar omgaan. En ik gebruik ook wel de zachte systeembenadering; hoe kun je met mensen in het systeem tot besluiten komen waar je gezamenlijk achter staat? Ook het ordentelijk ontwerp van een systeem spreekt mij erg aan. Het ingewikkelde is dat als het ontworpen systeem echt rot georganiseerd is, als hij slecht ontworpen is, dat het dan lastig werken is. Het kost mensen dan heel veel energie.”

Welke invalshoek of systeemdenker heeft jou het meest geïnspireerd?

“Heb je even?” vertelt Leike lachend. “Ik kan zo mijn hele boekenkast leegtrekken. Als je zolang bezig bent met een thema, zijn er zoveel auteurs en sprekers waarvan je iets geleerd hebt. Waarvan je denkt: wat een knap inzicht, dit neem ik mee.”

Meer weten over adaptieve en ontworpen systemen?

Lees ook het artikel van Tamira ‘Van A naar B, of toch van A naar Anders?‘.