Een succesvolle samenwerking kan een project maken of breken. Dat weten ze ook bij Heijmans. Of je nu in de tenderfase of de afrondende fase van een project zit; vertraging, uitdagingen en risico’s zitten in een klein hoekje. Tijd dus om aan de slag te gaan met samenwerkingen waar je verder mee komt!

Robert Oskam sprak Peter Gossink, directeur Lijninfra Zwaar Heijmans Infra, over het belang van goede samenwerking in de bouw en infra. Over doelen, struikelblokken en de voordelen van een goede band tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Weet dat het bouwen van een succesvolle samenwerking vaak lang duurt

Een goede samenwerking bouw je niet alleen en niet in één dag op; Rome is ten slotte ook niet in een dag gebouwd. Zeker niet als het over enorme bedragen, belangen en onzekerheden gaat. Op de werkvloer maar ook op hoger organisatieniveau heb je daarvoor verbinding nodig. Samenwerkingspartners die je vertrouwt en waarmee je het tendertraject wilt starten.

Het teamontwikkelingsmodel van Bruce Wayne Tuckman is een invloedrijk model voor het creëren van teameffectiviteit. Het model van Tuckman, over de stadia in de ontwikkeling van teams, geeft inzicht in de (mogelijke) groei van een team in de tijd. Het doorlopen van alle fasen is noodzakelijk om als groep uit te groeien tot een effectief team. Dit betekent dat een team nooit goed zal presteren zolang er geen ‘gedoe’ of wrijving is geweest ofwel wanneer ze geen gezamenlijke conflicten hebben doorgemaakt (‘storming’ fase) en geen gedragsnormen (‘norming’ fase) hebben vastgesteld.

Een veilige omgeving, elkaar begrijpen en vertrouwen zijn bij een goede samenwerking cruciaal, maar het opbouwen daarvan kost vaak veel tijd. Tijd die er niet is en/of niet voldoende genomen wordt op tenders en projecten. Andere belangrijke factoren voor succesvolle teams zijn constructieve conflicten, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en teamresultaten (bron: vijf succesfactoren Patrick Lencioni).

Ook Peter herkent het belang van goede samenwerking. Peter: “Dat klopt helemaal. Als je niks doet, heb je vaak een jaar of langer nodig om elkaar echt goed te leren kennen, elkaar te waarderen en effectief en succesvol samen te kunnen werken. Er ontstaan frustraties, het loopt even niet lekker. Door met project start-ups en project follow-ups te werken, halen we dat proces naar voren en versnellen we het. We maken een soort snelkookpan met elkaar om dat proces te versnellen.”

Een snelkookpan waarin vertrouwen, ontwikkeling en het ontdekken van nieuwe mogelijkheden al aan het begin of vroeg in het traject worden gecreëerd. Een teamcoach kan vervolgens als ‘fly on the wall’ fungeren. Om te observeren, te spiegelen en handvatten aan te reiken om de samenwerking en dialoog binnen en tussen de teams effectiever te maken.

Leg zo snel mogelijk zoveel mogelijk op tafel

“We leggen bij een nieuwe samenwerking het liefst direct zoveel mogelijk op tafel. We willen bijvoorbeeld ook tevoren weten wat de aandachtspunten en verwachtingen van onze opdrachtgevers zijn. Waar zitten ze mee, waar lopen ze tegenaan? Hoe brengen we de motivatie het beste naar voren? En dat werkt natuurlijk ook de andere kant op. Voor hen is het ook belangrijk om te weten wat onze belangen zijn,” benadrukt Peter.

Deze duidelijke samenwerking helpt om ook later in het traject besluitvaardig te zijn.

“In de praktijk moet het allemaal gebeuren. Wij trachten vaak al vroeg in het proces naar boven te halen waar mogelijke knelpunten en mogelijke tegenstrijdige belangen liggen en strijken we ze glad. Op die manier werken we aan een gezonde omgeving voor effectieve samenwerking. Daarmee is het ook makkelijker om problemen op een later moment bespreekbaar te maken; het onbespreekbare bespreekbaar te maken. Het helpt om besluitvaardig naar elkaar te zijn.”

Erken dat de marktvisie verandert, voor jou én je samenwerkingspartners

Je kunt binnen je traject natuurlijk direct aan de slag en dat is ook verstandig om te doen. Maar vaak is het wijzer om even een pas op de plaats te maken. Om te vertragen zodat je later in het proces kunt versnellen.

In de bouw verandert de visie op samenwerking van opdrachtgevers zoals Rijkswaterstaat de laatste jaren behoorlijk, en dat heeft invloed op de branche. Door het delen van kennis, kunde en ervaring (in de doorgrondings- en/of ontwerpfase) worden de risico’s neergelegd daar waar ze gedragen kunnen worden, worden de risico’s beter in kaart gebracht en met goede beheersmaatregelen sterk verminderd. Niet alleen wat betreft tijd en geld maar ook als het gaat om de kwaliteit. Een andere ontwikkeling is de focus op gezondheid op het project.

“We zien bijvoorbeeld steeds vaker de scheiding tussen werk en privé, wat invloed heeft op samenwerking tussen verschillende generaties en organisaties. In onze branche werken we allemaal heel hard en dat doen we graag. Maar dat moeten we wel op een gezonde manier blijven doen. Daarom vinden we het bij Heijmans bijvoorbeeld belangrijk om te werken vanuit de visie op een gezondere leefomgeving.” legt Peter uit.

De markt verandert en dat levert in elke sector nieuwe hobbels op. Die strijk je het liefst zo snel mogelijk glad. En dat gladstrijken van hobbels doen ze in de infrastructuur en de bouw natuurlijk graag.

Vergeet ook de interne samenwerking niet

Om goed extern samen te kunnen werken, moet je dat ook intern kunnen doen. Goede communicatie, een open samenwerking en ruimte voor feedback zijn daarbij belangrijke factoren.

Bespreken wat de verwachtingen zijn, elkaar in de ogen kijken en een band opbouwen zijn daarbij heel belangrijk. Het lijkt een intensief proces (en dat is het ook) maar het maakt het zoveel makkelijker voor alle partijen.

Dat komt ook terug in de dagelijkse gang van zaken.

Peter: “Als ik bijvoorbeeld zelf op een bouwplaats ben en ik zie een projectleider aan het werk dan benadruk ik de rol die hij of zij op dat moment heeft. Dat het voor het proces belangrijk is om het overzicht te houden en – als het echt nodig is – de duimschroeven aan te draaien. Die wisselwerking is nodig. Onze overtuiging is dat je het gevoel van samenwerking intern moet creëren om dat ook extern te realiseren.”

Houd in het proces ook regelmatig de vinger aan de pols

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard zeggen ze weleens.

Maar als het er is dan werk je productiever, efficiënter en bovendien vaak beter. Het vraagt bereidwilligheid, een scherpe visie en vaak veel tijd. Waar in het proces je ook bent.

Steek daarom eens de koppen bij elkaar om samenwerking beter te laten verlopen in alle fases van het project. Houd voor meer vertrouwen de vinger aan de pols. Door periodiek te monitoren, te evalueren en samenwerking bij te sturen heb je blijvende aandacht voor de samenwerking. Daarbij is het belangrijk om naast de ‘zachte’ kant ook de ‘harde’ kant mee te nemen. Denk hierbij aan de besturing en inrichting van bijvoorbeeld overleg- en besluitvormingsstructuren, processen, rol- en en taakduidelijkheid.

Dat levert veel voordelen op, benadrukt ook Gossink: “Wat wij vaak doen is gemeenschappelijke taal en praktische handvatten creëren. Je begrijpt elkaar niet altijd. En er ontstaan dan problemen. Wij maken daarom vaak gebruik van Management Drives of een andere taal & tool voor teamrollen. Dat zijn tools waarmee mensen inzicht krijgen in hun eigen kwaliteiten en valkuilen maar ook in het teamprofiel. De samenstelling van het team is altijd opgebouwd uit individuen.”

Met project follow-ups en op z’n tijd een teamcoach als ‘fly on the wall’ in het werk, kun je deze vinger goed aan de pols houden voor een succesvol project. Je houdt iedereen op hetzelfde spoor. Je creëert bij alle partijen betrokkenheid en daarmee ook vertrouwen. Een open cultuur waarin mensen graag werken aan jouw gemeenschappelijke doel; het afronden van een project of het succesvol maken van de tender.

Tijd dus om aan de slag te gaan

Een goede samenwerking werpt echt zijn vruchten af, zien we in de praktijk. Ga direct vandaag nog aan de slag met deze tips, of lees het artikel ‘Heijmans gaat voor een gezonde organisatie’ voor nog meer informatie over de drijfveren binnen Heijmans.

Je hebt nu de bouwstenen voor een goede samenwerking, zo zit je eenvoudig op het nieuwe spoor.